Comment améliorer ses écrits professionnels
Au travail, l'écrit est partout !
Conversation de messagerie par-ci, email (courriel) par-là, compte rendu de réunion, texto, note d’information, mémo sur un bout de papier pour un collègue, message sur les réseaux…
On veut, on doit, “bien écrire”, être compris, ne pas faire de fautes, qui plus est avec une certaine aisance. Mais que faire lorsque l’on a parfois des doutes ?
“Bonne nouvelle !
Tout le monde peut s’améliorer et se sentir plus à l’aise. ”
Voyons donc, au fil de cet article, comment vous allez pouvoir améliorer vos écrits professionnels.
Découvrez des méthodes, des techniques rédactionnelles très faciles à appliquer. Elles sont assorties d’actions à réaliser immédiatement ou très rapidement. Le changement est au bout du chemin.
Pourquoi voulez-vous améliorer vos écrits professionnels ?
La première étape de toute transformation consiste à faire le point sur votre motivation et votre intention. Quelles sont-elles ?
Arrêtez-vous un instant pour sonder la raison de votre recherche.
Que croyez-vous avoir besoin d’améliorer ? Quelles questions vous posez-vous lorsque vous écrivez ? Faites-en la liste, dès maintenant. Parcourez l’article et repérez les points qui répondent déjà à vos interrogations. Notez les bonnes pratiques et appliquez-les à vos propres écrits, puis dites-moi en commentaires ce que cela change pour vous.
Maintenant que vous êtes au clair avec votre motivation et votre intention. Partons à la découverte de tout ce que vous pouvez améliorer dans vos écrits.
Qu'est-ce qu'un bon écrit professionnel ?
C’est un écrit qui permet d’atteindre un objectif : faire savoir, faire comprendre, faire agir, aider à prendre une décision, garder une trace…
Pour cela, il doit :
1. être lu, et sans effort,
2. être compris instantanément, et sans le moindre doute,
3. conduire à l'action si nécessaire.
6 étapes pour améliorer ses écrits professionnels
Il est rassurant de se sentir guidé lorsque l’on cherche à bien écrire.
La méthode RROAR a été créée avec cette intention. Elle comporte 6 étapes : Réfléchir - Rassembler - Organiser - Améliorer - Relire (et Rédiger, étape que l’on peut, selon notre profil ou la situation, positionner comme on le souhaite avant Améliorer).
Cette méthode est présentée dans le livre “Rédiger ses écrits professionnels avec un coach !” Cliquez sur l’image pour le découvrir.
Voyons maintenant comment la méthode RROAR va vous aider immédiatement à améliorer vos écrits professionnels.
Étape 1 : Réfléchir pour poser les fondations
Et si c’était cette étape, cru-cia-le, qui vous manquait ? C’est elle qui pose les fondations de votre écrit.
Voici les 3 questions à vous poser dans cet ordre.
1re question : Quel est mon objectif en tant que rédacteur ?
Il se définit en deux parties.
1. Je veux faire telle chose.
2. Je veux que mon destinataire fasse telle chose.
Exemple : Je veux demander à mon destinataire un délai pour rendre un travail. Je veux que mon destinataire comprenne ma demande, en accepte les arguments, et si possible y réponde positivement.
2e question : Quelles sont les attentes et les besoins de mon destinataire ?
Mettez-vous toujours à la place de votre destinataire. Voyez votre écrit à travers ses yeux, et vous comprendrez comment lui parler, quoi lui dire et dans quel ordre.
Dans tous les cas, il attend que vous vous adressiez à lui sur un ton, avec un niveau de langage et un vocabulaire appropriés.
Par exemple, si vous lui écrivez en réponse à sa demande, votre destinataire souhaite des réponses précises et adaptées. Mais parfois, il n’a pas sollicité votre message. Pour autant, il a besoin de certaines informations pour comprendre tout de suite ce que vous lui voulez, et pour l’accepter.
Prenons un autre exemple. Vous souhaitez reporter l’échéance de remise d’un travail.
Vous devez tout de suite annoncer clairement votre demande (quoi) tout en mentionnant précisément le délai attendu (combien).
Puis, vous expliquez la raison de cette requête (pourquoi) et proposez si possible des solutions (comment) si ce report affecte un projet, une organisation, etc.
Les réponses aux questions quoi, combien, pourquoi, comment répondent dans ce cas au besoin de votre destinataire.
3e question : Ai-je raison d’écrire et ai-je choisi le bon écrit ?
Les réponses à ces deux questions dépendent toujours de la situation, de votre destinataire (qui peut avoir ses préférences), de vous-même.
Voici quelques exemples d’interrogations.
- Une conversation téléphonique ne serait-elle pas plus rapide, plus conviviale, plus efficace ?
- L’écrit reste, il peut être transféré, copié… Dans cette situation, est-ce un risque ou un avantage ?
- Pour informer les utilisateurs de la nouvelle machine à café, est-il préférable d’afficher une note écrite ou une infographie ?
Où en êtes-vous actuellement ? Vous posez-vous déjà ces questions avant d’écrire ?
Étape 2 : Rassembler les informations pertinentes
Nous sommes là dans un exercice d’équilibriste. Vous devez sélectionner seulement les informations indispensables tout en n’en oubliant aucune.
1. Concentrez-vous sur votre objectif et sur les attentes et besoins de votre destinataire.
2. Et demandez-vous toujours :
a. Est-ce bien utile de dire “ça” ? “Ça” peut être un paragraphe entier, juste une phrase ou même un élément de phrase, parfois un simple mot.
b. Lui ai-je fourni toutes les informations nécessaires pour qu’il comprenne ? Qu’aurait-il besoin de savoir en plus ?
Un message concis, auquel il ne manque aucune information, voilà votre objectif.
Exemple : Si vous demandez un délai supplémentaire, vous ne pouvez pas restreindre votre message à la sollicitation de délai elle-même. Vous devez expliquer pourquoi vous avez besoin de reporter l’échéance (sans trop de détails non plus). Vous pouvez aussi proposer des solutions pour pallier les effets que cette demande pourrait avoir sur un projet, sur l’organisation du service, etc.
Pour trouver les informations indispensables, vous pouvez utiliser les questions : quoi ? qui ? où ? quand ? combien ? pourquoi ? comment ?
Ces conseils sont applicables à tous les écrits professionnels : courriel (email), note d'information, compte rendu, texto, rapport, conversation tchat, procédure…
Lorsque vous rédigez des écrits spécifiques comme un compte rendu, une procédure…, pour sélectionner les informations pertinentes, vous devez aussi tenir compte des particularités de ces écrits qui ont leurs propres objectifs.
Par exemple, le compte rendu doit être la mémoire de la réunion et bien souvent permettre de suivre les décisions prises et les actions afférentes. Ces particularités doivent être prises en compte pour sélectionner correctement les informations.
Étape 3 : Organiser les informations
Comment repérer les différents types d’informations (ou d’idées) à faire figurer dans un texte, pour les classer, les organiser ?
La technique la plus simple consiste à attribuer un mot clé à chaque catégorie d’information, puis à déterminer dans quel ordre présenter ces éléments.
Choisissez les bons mots clés pour les lettres et courriels (emails)
- situation, contexte ;
- faits, événement, difficulté, problème ;
- causes, conséquences ;
- objectif, but ;
- demande ;
- solutions ;
- arguments ;
- actions…
Adoptez l'ordre le plus efficace pour présenter les informations
Prenez exemple sur les journalistes et utilisez la pyramide inversée qui commence par l’information principale (quoi, où, quand, comment) avant de mentionner les informations complémentaires (pourquoi, etc.).
Ce plan convient bien lorsque :
• l'objectif est d'informer ou de demander ;
• l'interlocuteur aime aller immédiatement à l'essentiel.
Par exemple, il sera préférable d’envoyer le courriel (email) ci-dessous plutôt que le suivant.
Plan conseillé afin d’aller droit au but
Notre réunion hebdomadaire est annulée. (Information principale)
La prochaine aura lieu, comme prévu, vendredi 18 mai à 9 h 30, en salle 212. (Information secondaire, mais indispensable)
Cette annulation est due à l’absence, vendredi, de madame Y et de monsieur X . En effet, ils doivent être à Lyon pour l’aménagement de notre nouveau local de stockage. (Informations complémentaires = raison de l’annulation)
—-
Ce plan délivre les informations essentielles d’abord. Le lecteur ne peut ainsi pas passer à côté. Ceux qui ont besoin d’informations complémentaires n’ont qu’à poursuivre la lecture.
Plan correct, mais déconseillé
L’aménagement de notre nouveau local de stockage réclame la présence de madame Y et de monsieur X à Lyon ce vendredi. Aussi ne seront-ils pas présents sur notre site. (Situation - raison de l’annulation)
C’est pourquoi nous sommes contraints d’annuler notre réunion hebdomadaire. (Conséquence - information principale)
La prochaine aura lieu, comme prévu, vendredi 18 mai à 9 h 30, en salle 212. (Information secondaire - indispensable)
Utilisez des mots clés adaptés pour les comptes rendus de réunion
Le premier niveau d’organisation d’un compte rendu suit l’ordre du jour.
Puis, à l’intérieur de chaque élément de cet ordre du jour, selon le type de compte rendu choisi, les informations seront :
• organisées chronologiquement (selon la discussion) ;
• ou synthétisées et réorganisées.
Dans le cas d’un compte rendu synthétique, si le point traité consiste à prendre une décision, à trouver des solutions, les mots clés sont le plus souvent, et dans cet ordre :
- contexte, constat, bilan, état des lieux… ;
- questions, demandes, attentes, dysfonctionnements, problèmes… ;
- avis, réflexions… ;
- suggestions, propositions ;
- décisions ;
- actions.
Étape 4 : Rédiger quand vous voulez
Nous sommes tous différents. Certaines personnes seront très à l’aise avec le déroulé proposé dans cet article, à savoir, dans cet ordre : Réfléchir, Rassembler, Organiser, Rédiger.
Mais d’autres, vous peut-être, ne peuvent pas faire autrement que de commencer par écrire, jeter tout de suite leurs idées sur le papier ou l’écran. Pour ces personnes, l’étape 4 (Rédiger) devient l’étape 1 ou 2. Peu importe. Décalez, réorganisez. Écoutez votre cerveau et rédigez au moment qui lui convient le mieux.
Et vous, commencez-vous par rédiger ou par réfléchir ?
Étape 5 : Améliorer votre écrit professionnel
Ça y est. Votre message est rédigé. Le choix et l’ordre des informations vous satisfait. Vos paragraphes sont cohérents.
Maintenant, il vous reste à vérifier si l’ensemble du texte est facile et agréable à lire - on parle de lisibilité, de fluidité - et s’il est adapté à votre destinataire et à la situation.
Pour cela, vous allez vous concentrer sur 4 points :
- les phrases,
- les mots,
- le ton,
- la présentation.
Cette étape, c’est un peu comme un buffet présentant une multitude de plats, qu’il n’est pas question de consommer en un seul repas.
Ici, les plats sont des points de vigilance. Repérez donc, ci-après, en survolant seulement les titres, les deux ou trois points d’amélioration qui vous concernent le plus. Vous reviendrez sur les autres ensuite. Un pas après l’autre.
La phrase : objet de toute votre attention
- Vérifiez que vos phrases sont suffisamment courtes : 16 et 25 mots selon le destinataire ; en arial 11 points, cela représente 1 à 2 lignes.
- Adoptez une construction sujet + verbe + complément d’objet. Les compléments circonstanciels (de lieu, de temps, de but, de cause…) peuvent être placés, eux, en début, en milieu ou en fin de phrase, en fonction de l’enchaînement des idées.
- Rédigez vos phrases à la forme active : le sujet fait l’action exprimée par le verbe. Préférez donc : Vous recevrez un récapitulatif de votre commande… (Nous vous enverrons un récapitulatif de votre commande…) plutôt que Un récapitulatif de votre commande vous sera envoyé…
- Choisissez la forme affirmative plutôt que négative. Remplacez par exemple “N’hésitez pas à nous contacter.” par “Vous pouvez nous contacter…”. Autre exemple, “N’ayez aucune crainte…” deviendra “Vous pouvez être assuré que…” ou encore “Vous pouvez être rassuré…”
- Liez vos phrases avec des mots de liaison.
Les mots : 3 points de vigilance pour vous assurer d'être compris·e
- Évitez le jargon, notamment le vocabulaire technique, les anglicismes, les sigles ou acronymes, le vocabulaire soutenu, les tournures jargonneuses (le langage administratif des années 80 à 2000 par exemple), si vous pensez que votre interlocuteur ne les maîtrise pas. Remplacez-les ou expliquez-les.
- Utilisez des verbes (et pas des noms) pour exprimer des actions. Le cerveau comprend mieux : “Envoyez vos demandes par courriel (email).” que “L’envoi de vos demandes se fera par courriel (email).” ou “Nous vous informons que le service informatique interviendra sur le réseau interne le…” que “Nous vous informons de l’intervention du service informatique sur le réseau interne le… “.
Cette règle est particulièrement utile pour rédiger des ordres du jour de réunion. - Veillez à la concision. Partez à la chasse aux mots creux, car ils diluent le message, lui enlèvent de sa force. Écrivez “Envoyez-nous vos demandes de préférence par courriel (email).” (6 mots soulignés) plutôt que “N’hésitez pas à privilégier l’envoi de vos demandes par courriel (email).” (10 mots soulignés). Remplacez aussi avec délices “Nous vous saurions gré de bien vouloir nous adresser les documents suivants…” (7 mots soulignés), par “Pouvez-vous nous adresser les documents suivants… ?” (2 mots soulignés).
Le ton : objet de tous les dangers
- Adaptez le niveau de langage de votre message à la situation et à la relation que vous entretenez avec votre destinataire. Ainsi vous devez choisir entre un ton familier, courant ou soutenu.
Le langage courant est le plus… couramment 😉 utilisé dans les écrits professionnels. Le langage soutenu peut être requis lors de relations hiérarchiques ou dans des échanges à haut niveau. - Modulez le ton de vos écrits professionnels relationnels (e-mail, lettre, texto, profil pour les réseaux sociaux…). Il sera toujours poli, courtois, respectueux. En revanche, selon la situation et le destinataire, il sera plus ou moins ferme ou directif, parfois déférent ou humble, souvent cordial, fréquemment neutre.
Mais qu’est-ce qui donne le ton à un écrit ?
- Les formules de politesse ;
- la formule relationnelle (nous restons à votre écoute…) ;
- certaines formules introductives (C’est avec plaisir que…) ;
- le savant dosage entre le verbe employé, son mode et son temps de conjugaison, et la forme de la phrase (affirmative, interrogative) : Pouvez-vous ? Pourriez-vous… ? Pourrez-vous ? Je voulais savoir si… Adressez-nous votre règlement par retour…
- les émoticônes et émojis (à utiliser uniquement dans le cadre de relations très conviviales).
Exprimer le ton est subtil, aussi cette liste est-elle loin d’être exhaustive.
- Modulez le ton de vos écrits professionnels non relationnels. Les comptes rendus, notes de synthèse, rapports, notes d’information, procédures, etc. doivent être rédigés en utilisant un ton neutre.
La présentation : mettre la forme au service du fond
Soignez la présentation de vos écrits professionnels.
- Elle est la vitrine de votre message, elle met en valeur votre écrit et donne envie de le lire.
- Elle facilite l’accès à l’information en guidant le lecteur dans le texte.
- Elle respecte aussi les normes de votre écrit professionnel. Lettre, courriel, compte rendu, note…, chacun à ses caractéristiques propres, qu’il faut connaître et appliquer.
Les conseils ci-après concernent tous les écrits professionnels.
- Espacez vos paragraphes : ni trop, ni trop peu, disons entre 6 et 12 points entre deux paragraphes. Quant à l’interligne (espacement entre les lignes), il est idéalement de 1,15 pt.
- Utilisez avec parcimonie la mise en forme des caractères : gras, éventuellement souligné, et très rarement mise en MAJUSCULES (pas les trois en même temps) ; une ou deux polices de caractères, pas plus ; et pour la mise en couleur, du noir ou du gris foncé pour le texte et éventuellement une autre couleur pour les titres, ou un élément important du message. Généralement, il faudra éviter le rouge, trop agressif.
- Utilisez les listes à puces et listes numérotées, et ce, même dans vos emails : elles donnent un accès immédiat à l’information et facilitent la compréhension, à condition de respecter au moins deux règles (il y en a d’autres). Chaque élément de l’énumération doit commencer par un mot de même nature grammaticale (verbe à l’infinitif, nom, adjectif…) et pouvoir se raccorder parfaitement à la phrase introductive.
- Donnez à voir la structure de votre texte grâce aux intertitres. Ceux-ci servent à baliser le message, à attirer l’attention sur son organisation, sur son contenu. Observez comme ils jalonnent l’article que vous lisez en ce moment. Utilisez-les dans un compte rendu, un rapport, une note de synthèse et même dans vos emails.
Étape 6 : Relire vos écrits professionnels
Relisez-vous ! Vous verrez, c'est magique !
Bien souvent, la relecture n’est pas un réflexe, notamment pour les emails et les écrits courts comme les textos. Et puis, il faut toujours aller vite...
Pourtant se relire est un acte d’une efficacité redoutable pour augmenter la qualité de vos écrits de manière significative.
Et vous, comment faites-vous ? Relisez-vous vos messages avant de les envoyer ?
Si ce n’est pas le cas, prenez cette décision de le faire désormais systématiquement. Même sans méthode, vous verrez déjà la différence. Vous corrigerez les mots manquants, les phrases bancales et peu claires, des erreurs d’orthographe…
Relisez-vous avec méthode
Laissez passer du temps avant la relecture
Vous avez sans doute remarqué que lorsque vous vous relisez tout de suite après avoir écrit, vous ne voyez pas toutes les erreurs, les mots manquants, etc. Votre texte est trop frais dans votre cerveau.
Il est donc préférable de se relire deux fois : une première fois tout de suite après la rédaction et une seconde fois un peu plus tard, après le repas, après une nuit ou un week-end, après plusieurs jours dans le cas d’écrits longs, ou complexes ou sensibles. Il est bon d’avoir oublié pour se relire avec un œil neuf.
Relisez-vous efficacement en 3 étapes
1. Le fond (objectif, interlocuteur, plan)
2. La forme (paragraphes cohérents, phrases courtes, mots de liaison adaptés, syntaxe correcte)
3. L’orthographe (orthographe lexicale, grammaire, conjugaison, vocabulaire…).
Relire vous épuise ? Alors relisez-vous après chaque phrase…
Certains cerveaux, plus que d’autres, détestent relire un texte de plus de…, disons, 5 lignes 😉. Si c’est le cas du vôtre, alors ajoutez une étape et relisez chaque phrase après l’avoir écrite. Les 3 étapes - fond, forme, orthographe, seront alors extrêmement allégées.
Et vous, aujourd’hui, comment vous relisez-vous ? Qu’allez-vous modifier ?
Apprenez à chasser les erreurs d'orthographe
Eh oui, c’est seulement maintenant que nous parlons d’orthographe. Comme vous avez pu en prendre conscience dans cet article, améliorer ses écrits va bien au-delà de l’orthographe.
Mais là, c’est le bon moment.
Alors, quelles erreurs rechercher ?
Il serait excessif, donc épuisant, donc contreproductif de vouloir passer en revue, systématiquement, toutes les difficultés du français. Il est donc préférable de procéder par petits pas et d’adapter votre relecture à votre cas personnel.
Repérez d’abord vos trois ou quatre points faibles majeurs (nous en avons tous) et :
- concentrez sur eux vos efforts de relecture,
- apprenez les règles correspondantes ou ayez-les à disposition pour que la correction ne soit pas un effort.
Lorsque ces règles seront acquises (au bout de quelques semaines), s’il reste des points faibles, procédez de la même façon.
Faites-vous aider
Il peut être difficile, fastidieux, de progresser seul·e en orthographe. Le Bescherelle, le Bled, etc. sont des ouvrages de référence, pas des programmes de formation.
Vous pouvez alors :
- utiliser un programme de remise à niveau en ligne, comme Projet Voltaire
- opter pour une formation financée par le CPF (compte personnel de formation), si vous avez du budget. Cherchez “orthographe” sur le site Mon compte formation
- vous faire accompagner au sein d'un atelier dédié aux écrits du quotidien - professionnels, personnels, sociaux → découvrez l'Atelier Les beaux messages pros 🤗 !
Utilisez des correcteurs d'orthographe, des dictionnaires ou des programmes de relecture
Les correcteurs orthographiques intégrés à vos programmes de traitement de texte sont très forts en orthographe lexicale (la manière dont les mots s’écrivent : il faut 2p à apprendre). En revanche, les accords, la conjugaison, la syntaxe… ne sont pas leur tasse de thé 🍵😊.
Dictionnaires et conjugueurs en ligne gratuits
Quand vous avez un doute sur un mot…
https://www.larousse.fr/dictionnaires/francais-monolingue
https://dictionnaire.lerobert.com/
https://www.cnrtl.fr/definition/
https://leconjugueur.lefigaro.fr/
http://www.orthographe-recommandee.info/
Des correcteurs externes gratuits souvent plus efficaces
Quand vous avez un doute sur une phrase, voire un paragraphe.
Des logiciels de correction payants
La cerise sur le gâteau, mais il faut sortir la carte bleue 💰😉.
Antidote : https://www.antidote.info/fr/
Le Robert correcteur : https://www.lerobert.com/correcteur
Cordial : https://www.cordial.fr/
Faites-vous relire
Un œil extérieur peut être précieux, particulièrement :
- pour vos écrits longs ou sensibles,
- pour l’orthographe d’usage,
- pour progresser…
Dans ce cas, demandez à un proche bienveillant de vous relire.
S'améliorer est un chemin
Peut-être, sans doute 😊, êtes-vous impatient·e. Mais, comme le dit le proverbe : “Paris ne s’est pas fait en un jour”.
Pour commencer, n’essayez donc pas d’utiliser tous les conseils d’un seul coup. Choisissez-en seulement un, deux, trois peut-être, et appliquez-les pendant quelques jours ou quelques semaines, c’est-à-dire jusqu’à ce que leur utilisation soit devenue un réflexe.
Puis, revenez sur cet article, sélectionnez quelques nouvelles techniques, appliquez-les, et ainsi de suite. C’est pas à pas que l’on peut grimper l’Everest.
Alors, motivé·e, prêt·e pour l’ascension ? C’est parti !
Vous ressentez le besoin d'être accompagné·e ?
Très bientôt, je vais ouvrir les portes de l'Atelier Les beaux messages pros.
Il s'agit d'un espace dédié aux écrits du quotidien - professionnels, personnels, sociaux - avec un objectif, une promesse uniques : vous permettre d'être plus à l'aise à l'écrit, de rédiger des messages clairs et efficaces.
RÉDIGER ne doit plus être un frein dans votre développement professionnel, personnel, social, mais une FORCE !
Cliquez sur l'image ↓ pour vous inscrire sur la liste d'attente et bénéficier de bonus spéciaux 🎁.
Aticle publié le :
